Wirtschaftlichkeit und IT-Sicherheit für öffentliche Projekte
Die Digitalisierung in Deutschland kommt seit vielen Jahren nicht voran, aber es werden immer wieder zahlreiche neue Projekte ausgeschrieben. Der Einkauf erfolgt auf Basis von Vorgaben der öffentlichen Hand. Die Vergabe erfolgt dabei auf Grundlage der „Wirtschaftlichkeit“.
Die Berechnung ist scheinbar neutral und zielt auf eine faire Auswahl ab. Jedoch ist sie oftmals unvollständig und das Ziel/Ergebnis der Auswahl ist nicht transparent (Wirtschaftlichkeit, Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen).
- Prüfe Kosten und Nutzen, nie nur eine Seite der Wirtschaftlichkeit.
Das klingt gut, sofern man weiß was die „Wirtschaftlichkeit“ denn ist.
- Wirtschaftlichkeit ist zunächst keine Frage des Rechnens, sondern der Ermittlung aller relevanten Aspekte für eine Wahl zwischen intelligenten Lösungen. Dabei werden die meisten Fehler gemacht, und sie wiegen am schwersten.
Die Darstellung ist abstrakt und wenig angreifbar. Nur wie soll der Entscheider keine Fehler machen wenn es keine Grundlagen gibt. Erst durch die konkrete Definition der Ziele (Zielvorgaben) ist eine Auswahl überhaupt möglich.
Lebens-Zyklus | Wirtschaftlichkeit und IT-Sicherheit
Bevor man sich um die Details wie Kosten, Nutzen, Verfahren und Termine kümmert muss man den „Lebens-Zyklus“ des geplanten Projektes festlegen.
- Einschalten (Entwickeln),
- Betrieb und
- Ausschalten (Rückbau)
Damit ist der notwendige Rahmen festgelegt. Sehr oft wird der 3’te Punkt nicht hinreichend beachtet. Bei der IT-Sicherheit wäre dies vor allem die sichere Löschung von personenbezogenen Daten, Bereinigung der Datenspuren/Programme, eventuell Beendigung der Verträge der Mitarbeiter und der Rückbau der Anlage(n).
Die mathematische Darstellung dient meist zur Abschreckung um konkreten Fragen aus dem Weg zu gehen. Auch wenn die Darstellung unvollständig ist und ablenkt, so ist die Idee die Wirtschaftlichkeit berechnen zu wollen, gut.
Die Idee Kosten und Nutzen gegenüber zu stellen ist jedoch eher ohne einen tieferen Sinn. Sofern es eine Gesamktostenbetrachtung gibt sind zumindest Abschätzung der tatsächlichen Aufwendungen möglich.
Allgemeine Verwaltungsvorschrift zu § 7 BHO, Nr. 1:
„Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist die günstigste Relation zwischen dem verfolgten Zweck und den einzusetzenden Mitteln (Ressourcen) anzustreben.“
Die absichtliche inhaltsleere Darstellung zeigt es auf, zwei abstrakte Begriffe ergeben keine belastbare Aussage für ein konkretes Projekt. Nur wenn es eine klare Vorstellung über die Ziele, Termine und Kosten gibt, hat ein „Projekt“ eine Chance erfolgreich zu sein.
Prüfungsordnung des Bundesrechnungshofes, § 4 Abs. 3:
„Bei der Prüfung der Wirtschaftlichkeit wird untersucht, ob das günstigste Verhältnis zwischen dem verfolgten Zweck und den eingesetzten Mitteln angestrebt und erreicht wurde. Sie umfasst die Wirksamkeit und Zweckmäßigkeit des Verwaltungshandelns einschließlich der Zielerreichung (Erfolgskontrolle). Sie umfasst auch die Prüfung, ob die eingesetzten Mittel auf den zur Erfüllung der Aufgaben notwendigen Umfang beschränkt wurden (Grundsatz der Sparsamkeit).
Wirtschaftlichkeit und IT-Sicherheit für öffentlicher Projekte
Da aber meist keine vollständige Definition/Planung des „Lebens-Zyklus“ erfolgt ist, können die meisten Prüfungen keine belastbaren Ergebnisse vorweisen. Das ist keine Schuld der Prüfer, sondern liegt an den (gewollten) Vorgaben.
Wirtschaftlichkeit für die öffentliche Verwaltung
erfasst andere Sachverhalte und verwendet andere Maßstäbe als es in der allgemeinen Betriebswirtschaftslehre dargestellt wird.
Im konkreten Fall könnte es bei einem IT-Projekt bedeuten, die „Kosten pro User“ abzurechnen. Damit ist in der Regel eine sehr teuere Lösung gegeben. Die (mögliche) Verschleierung der Gebühren über die Anzahl der User kostet die Bürger meist viel mehr (sie ist etwa doppelt so teuer) wie eine übliche Lösung.
Zur Erläuterung, die Skalierung der Technik ist einfach und die Mehrkosten liegen im Prozentbereich der Gesamtkosten und sind damit sehr viel günstiger als dies bei einer Abrechnung nach „Kosten pro User“ der Fall ist.
Gerade im Bereich „Cloud“ sind Angebote mit „Kosten pro User“ üblich. Sie zielen auf einen möglichst hohen und schnellen Gewinn der Betreiber ab. Die Entscheider sind leider oftmals nicht in der Lage die Brisanz dieser Angebote zu hinterfragen. Die technischen Details der Kostentreiber sind in der Regel gut versteckt und nicht leicht zu finden.
Die Wirtschaftlichkeit und die IT-Sicherheit (speziell von Cloud-Projekten) sollten immer sehr kritisch betrachtet werden, denn hohe Kosten ohne erkennbare Gegenleistung dienen nie den Bürgern.
Gerne beantworten wir Ihre Fragen zur Wirtschaftlichkeit und IT-Sicherheit. Nehmen Sie jetzt Kontakt um mehr über die Kostenvorteile bei einem Managed Services Provider (MSP) zu erfahren.